國文院發(fā)〔2016〕65 號(hào)

為有效規(guī)范 醫(yī)院院級(jí)、 醫(yī)院 各 管理委員會(huì)、 醫(yī)院職能部門下發(fā)的各項(xiàng)制度規(guī)程，加強(qiáng)醫(yī)院文件管理，嚴(yán)格文件發(fā)行、更新程序，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文件管理制度化，特制定本規(guī)定。

一、 范圍

凡屬全院的 制度、 規(guī)定、 辦法、 章程、 方案 、通知及 通告等文件均適用。

（一）文件與數(shù)據(jù)的擬訂、審核、頒布的部門或科室規(guī)定如下：

（二）為有效管理醫(yī)院文件，上述三類文件統(tǒng)一由 院長辦公室進(jìn)行文件形式審核，文件核準(zhǔn)后應(yīng)以紙質(zhì)及電子形式在院長辦公室存檔、備查。

（三）正文內(nèi)容要求職能部門下發(fā)文件不得抵觸院級(jí)文件及委員會(huì)文件、要求委員會(huì)文件不得抵觸院級(jí)文件；同級(jí)文件內(nèi)容如相互抵觸，應(yīng)由后提出文件審核的科室負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，并報(bào)請(qǐng)分管院長裁定。

（四）科室內(nèi)部文件的格式編排由各科室自行管理，科室應(yīng)針對(duì)正文內(nèi)容制定審核流程，需有相關(guān)職能部門進(jìn)行審批；正文字體大小應(yīng)參照本規(guī)定要求制定。

二、 文件定義及格式要求

（一）發(fā)文單位：應(yīng)寫全稱或規(guī)范性簡稱。

（二）發(fā)文字號(hào)：應(yīng)包括發(fā)文單位、年份、編號(hào)：

1. 黨委發(fā)文：國文黨發(fā)〔〕號(hào)

2. 行政發(fā)文：國文院發(fā)〔〕號(hào)

3. 黨委及醫(yī)院共同發(fā)文：黨政聯(lián)發(fā)〔〕號(hào)

4. 委員會(huì)發(fā)文：【委員會(huì)規(guī)范性簡稱】發(fā)〔〕號(hào)

5. 職能科室發(fā)文：【職能科室簡稱】發(fā)〔〕號(hào)

6. 職能科室共同發(fā)文：【兩個(gè)科室首稱】聯(lián)發(fā)〔〕號(hào)（如下）

(1) 醫(yī)務(wù)處、護(hù)理部：醫(yī)護(hù)聯(lián)發(fā)〔〕號(hào)

(2) 醫(yī)務(wù)處、藥學(xué)部：醫(yī)藥聯(lián)發(fā)〔〕號(hào)

(3) 醫(yī)務(wù)處、信息科：醫(yī)信聯(lián)發(fā)〔〕號(hào)

（三）正文：公文的內(nèi)容。

（四）主題詞：與文件、制度主題詞表相一致，上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)部門統(tǒng)一執(zhí)行一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的主題詞，杜絕隨意和盲目確定主題詞。

（五）抄送、抄報(bào)單位位于文件下端，主題詞之下。抄報(bào)上級(jí)部門的標(biāo)明“抄報(bào)”；抄送平行部門、下級(jí)部門標(biāo)明“抄送”。

（六）參考資料：文件制定應(yīng)依據(jù)國家或各級(jí)政府的政策、法規(guī)編寫。

（七）文件管理：文件與數(shù)據(jù)有制定、修改時(shí)，各部門或科室文件管理人員應(yīng)按文件審核流程進(jìn)行審定并及時(shí)公布，以保持最新版的文件與數(shù)據(jù)。對(duì)于過時(shí)或廢止的文件與數(shù)據(jù)應(yīng)同時(shí)予以移除。

三、 標(biāo)準(zhǔn)

（一）文件制定、更新、廢止規(guī)定

1. 文件制定、更新規(guī)定：

各項(xiàng)文件依據(jù)各委員會(huì)、各職能部門或科室的組織任務(wù)與管理運(yùn)作需求，依規(guī)定格式擬訂、更新文件內(nèi)容，先送 院長辦公室進(jìn)行文件的形式審核，后送相關(guān)審核人審核，文件若在審核階段出現(xiàn)修改意見，須送回原擬定的部門或科室修改后再審核，批準(zhǔn)頒發(fā)。

2. 文件廢止規(guī)定：

文件因不合時(shí)宜或業(yè)務(wù)變更而廢止時(shí)，由擬定部門提出申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)審核人審核后廢止。

（二）文件版面及格式：

1. 首頁應(yīng)套用《吉林國文醫(yī)院文件》紅頭字樣，版面一律采用 A4 紙縱向打印。

2. 頁邊距為：左右各為 2.5 厘米，上 2 厘米，下 2.5 厘米。

3. 頁腳應(yīng)居中對(duì)齊標(biāo)識(shí)頁碼，如：—1—。

4. 字體：標(biāo)題使用宋體，二號(hào)字；正文使用仿宋，三號(hào)字；頁眉頁腳使用宋體，五號(hào)字；英文字體一律使用 Times NewRoman 字體。行距為單倍行距。

5. 主題詞：居左頂格，四號(hào)字仿宋加粗；抄送/報(bào)、發(fā)至：四號(hào)字仿宋，居左頂格。

6. 印章：印章位置應(yīng)落在日期之上；當(dāng)聯(lián)合發(fā)文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，兩個(gè)印章之間互不相交或相切，相距不超過 5 毫米。

四、 流程

（一）文件制定、更新流程

1. 文件應(yīng)依據(jù)實(shí)際工作情況制定及撰寫，制定的內(nèi)容需符合國家、省內(nèi)及地區(qū)的法律法規(guī)。

2. 文件通過審批后，相關(guān)人員需依據(jù)流程操作。在文件內(nèi)容已不符合醫(yī)院發(fā)展的要求時(shí)，需及時(shí)更新。

（二）文件廢止流程

1. 因業(yè)務(wù)變動(dòng)或不符合現(xiàn)狀的文件，由執(zhí)行部門提出廢止。

2. 廢止的文件由院長辦公室或更新的部門負(fù)責(zé)收回。

3. 主管部門及院長辦公室需將廢止文件留存一份歸檔（包括紙質(zhì)及電子檔），以備日后查閱。